۵ فرآیندی که آژانس های مسافرتی با ERP به صورت خودکار اداره می کنند

برای بسیاری از ما در نگاه اول ۲۰ دقیقه زمان زیادی نیست، زمانی به اندازه صرف یک ناهار سریع و یا یک دوش طولانی. این زمان چندان به چشم نمی‌آید که بخاطرش نگران باشیم که چقد بر روی کارایی ما در آژانس مسافرتی مان تاثیر دارد. اما این ۲۰ دقیقه را در ۵ هزار بار ضرب کنید تا ببینید که صرف ۲۰ دقیقه در روز در ماه یا سال مقدار بسیار بزرگی است که هزینه بزرگی را به سازمان تحمیل می‌کند. چنانچه آژانس گردشگری کوچکی روزانه ۲۰ دقیقه از وقت خود را صرف صدور دستی ۵۰۰۰ بلیطی کند که در ماه صادر می‌کند، این بیست دقیقه ها حدود ۲۰۰۰ ساعت از وقت کاری چندین کارمند را خواهد گرفت. در ادامه در مورد یک راه حل جذاب و کاربردی به نام ERP صحبت خواهیم کرد.

با اینکه صنعت گردشگری امروزی به سمت دیجیتالی تر شدن رفته است، این اتلاف وقت علی الخصوص برای آژانس‌های کوچک مقیاس بسیار رایج است. درست است، صرف زمان برای صدور بلیط دستی به منظور بقاء در صنعت مهم است و بخش بزرگی از عملیات آژانس محسوب می‌شود. بلیط‌ها باید صادر شوند- همانطور که سیاست‌های مسافرتی باید اعمال شوند، فاکتورها باید مدیریت شوند، و رزرواسیون توسط مشتری (به عنوان فرد سوم معامله) باید انجام شوند. اما ضرورت انجام اینکارها لزوما به این معنا نیست که همه آنها باید با دست انجام شوند. آژانس ها از راه حل ERP مسافرتی استفاده می‌کنند که می‌تواند این فرآیندها را به صورت خودکار انجام دهد و با این روش وقت کارمندان برای تمرکز روی ایجاد ارزش افزوده در سایر بخش‌ها و انجام کارهای مفیدتر صرف می‌شود.

ERP

نیازی به اشاره نیست که در دنیای پرسرعت امروزی، صنعت گردشگری جهانی، توانایی ذخیره زمان، منابع و کارمندان، کلیدی برای نفوذ و ایجاد مزیت رقابتی است. با این ذهنیت در ادامه ۵ فرآیندی که آژانس های مسافرتی می توانند با استفاده از سیستم ERP به صورت خودکار اداره کنند ارائه شده است:

  • رزرو مشتری (طرف سوم قرارداد):

به جای وابستگی به مداخله نیروی انسانی برای انجام رزرواسیون برای مشتری (طرف سوم قرارداد)، سیستم ERP کارآمد می‌تواند به صورت خودکار رزرواسیون های خارجی را انجام دهد و این رزروها را با دیتابیس رزرو بزرگتر یکپارچه کند. از آنجایی که نرم افزار ERP قصد دارد به یکپارچه سازی اطلاعات مختلف از منابع مختلف کمک کند، تبدیل به کلیدی شده‌است که گردش کار دستی را منسوخ می‌کند.

  • پروفایل مشتری:

زمانی که مشتریان به صورت مشتریان ثابت شرکت دربیایند، اطلاعات زیادی برای پیگیری وجود دارد. اطلاعاتی همچون قوانین سفر، دستمزد خدمات، و درصد تخفیف‌ها باید برای هرکسی که می‌خواهد با یک مشتری مشخص کار کند، در دسترس باشد، وگرنه معاملات انجام شده نامرتب، کم سرعت و ناکارآمد خواهد بود.

خوشبختانه سیستم ERP سفر می‌تواند به صورت خودکار سیاست های شرکت‌ها و سایر اطلاعات مرتبط را به منظور ایجاد پروفایل مشتری پیگیری کند تا کاربران بتوانند در زمان مورد نیاز به آن مراجعه کنند. ارزش افزوده حاصل از دسترسی به این اطلاعات می‌تواند حائز اهمیت باشد،بعلاوه این اطلاعات دریافت شده با دسترسی راحت، می تواند تاثیر مثبتی بر روی بسیاری از گردش کارهای مختلف داشته باشد.

  • صورت حساب:

صدور صورتحساب بخش دیگری است که یک سیستم خودکار ERP می‌تواند کمک کند تا دچار تاخیر صدور و اختلالات ایجاد شده در گردش کار دستی نشود. با اطلاعات منتخب خودکار از یک سری از دیتابیس‌های مرتبط، این امکان وجود دارد که صورتحساب‌ها به صورت مجازی و بدون نیاز به دخالت نیروی انسانی صادر شوند. این امر نه تنها موجب ایجاد ارزش افزوده می‌شود، بلکه از خطاهای احتمالی نیروی انسانی نیز کم میکند و کاربران نهایتا صورتحساب صادر شده را برای اطمینان بررسی خواهند کرد.

  • گزارش‌ها و هشدار‌ها:

یکی از زمان‌بر ترین فعالیت‌ها که یک کارمند برای آن وقت صرف می‌کند تهیه گزارش است. به منظور ارائه اطلاعات در رابطه با شاخص‌های ارائه به صورت کارآمد، نه تنها لازم است که کارمند به حجم وسیعی از اطلاعات دسترسی داشته باشد و آنها را پردازش کند، بلکه باید به صورت ساختار یافته و با ابزارهای بصری نیز آنها را تحلیل کند، تمام اینها میتوانند توسط نرم افزارهای ERP انجام شود. نه فقط این، بلکه نرم افزار ERP سفر میتواند به طور خودکار ایمیل هشدار و یادآوری ارسال کند تا باعث شوند آژانس های مسافرتی منابعشان را در راهی کارآمدتر و خلاقانه تر صرف کنند.

  • مدیریت محدودیت اعتباری

اگر مشتریان هر آژانس مسافرتی محدودیت های اعتباری داشته باشند که نیازمند بررسی و مشاهده باشد، نرم افزار پیچیده ERP نه تنها میتواند این محدودیت اعتباری را رصد کند، بلکه میتواند این رصد را با سایر بخش‌ها منجمله صورتحساب، فاکتور و قوانین سفر ترکیب و بررسی کند. به این ترتیب، نرم افزار  ERPمیتواند ارزش بالایی رابرای گردش کاری با سبک جدید دیجیتال ایجاد کند و این سیستم اتوماسیون ابزاری برای ادغام و یکپارچگی اطلاعات مختلف است.

درگذشته بیشتر کارهای آژانس های مسافرتی باید به سختی و با دست انجام می‌شد. نه تنها این روش قدیمی زمان و منابع زیادی را به خودش اختصاص میداد، بلکه آژانس ها را با مشکل خطای احتمالی انسانی روبرو میکرد. و در حالی که بیشتر کارهایی که در آژانس های مدرن انجام می‌شود نیازمند انعطاف و خلاقیت فردی حقیقی است، و مدرنیزه شدن سیستم به این معنا نیست که بهره وری های جدیدی وجود نخواهد داشت.

با پذیرش نرم افزارهای ERP آژانس های مسافرتی می‌توانند به صورت خودکار فرآیندهایی مثل صدور صورتحساب، مدیریت محدود اعتباری و گزارش دهی- کمک کارآمد و بدون خطا در کسب و کار و گردش کار خودکار پیچیده را شروع کنند. هر آژانسی که به دنبال روشی برای داشتن بیشترین بهره وری از طریق نرم افزار ERP است باید این نوع از اتوماسیون را در نظر داشته باشد تا این نرم افزار برای آن به دارایی باارزش مهمی تبدیل شود.

محمدرضا محمدپور
محمدرضا محمدپور

کارشناس فروش و بازاریابی کانکتوتا

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *